Une quittance de loyer est un document officiel dans lequel le bailleur atteste que son locataire a bien réglé les sommes dues sur une période donnée. Le propriétaire n’est pas dans l’obligation de fournir ce document, sauf si son locataire le lui réclame. Comme pour tout document officiel, une quittance de loyer en bonne et due forme est régie par un cadre légal et doit comporter un certain nombre d’informations.
Quel est l’intérêt de la quittance de loyer ?
La quittance de loyer est principalement utile au locataire. En effet, celle-ci lui permet de justifier qu’il a bel et bien réglé son loyer ainsi que ses charges. Cette preuve de paiement prévient ainsi tout litige ou toute contestation avec le bailleur. Attention à ne pas confondre une quittance et un appel de loyer ; ce dernier sert à rappeler au locataire qu’il est redevable de son loyer, et est émis avant la date d’échéance à laquelle il doit payer les sommes dues.
Une quittance de loyer apporte une preuve du lieu de résidence et peut faire office de justificatif de domicile dans le cadre de certaines démarches administratives telles qu’un renouvellement de carte d’identité. Attention cependant : pour être valable, ce document doit être rédigé par un agent immobilier ou un organisme social. Une quittance produite par un particulier ne saurait être acceptée comme justificatif de domicile.
Enfin, le locataire est dans l’obligation de fournir une quittance dès lors qu’il souhaite demander une aide au logement auprès de la Caisse des Allocations Familiales. Une demande de quittance peut concerner tous types de locataires, qu’il s’agisse d’étudiants, de familles, de locataires bénéficiant d’aides sociales, de professionnels, etc. De même, tous types de baux peuvent faire l’objet d’une demande, qu’il s’agisse d’un bail pour une maison, un appartement, un studio ou encore d’un bail commercial pour la location d’un local à vocation professionnelle.
Les obligations du propriétaire
Bien que de nombreux propriétaires fournissent déjà chaque mois une quittance, ceux-ci ne sont pas dans l’obligation légale d’en fournir une tant que leur locataire n’en demande pas. L’article 21 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 précise d’ailleurs que « le propriétaire est obligé de fournir au locataire une quittance de loyer si ce dernier en fait la demande ». Un locataire peut réclamer ce document même après avoir quitté son logement.
Une quittance de loyer ne peut être délivrée que si le locataire a réglé l’intégralité des sommes dues. Dans le cas contraire, le propriétaire ne doit fournir qu’un reçu de paiement ; la lettre de quittance ne sera alors délivrée que lorsque le locataire aura versé l’intégralité de son loyer et de ses charges.
Dans le cas d’une gestion locative du bien par une agence immobilière, c’est cette dernière qui a la charge de remettre les quittances au locataire.
Modalités d’envoi d’une quittance de loyer
En général, la quittance est envoyée au locataire dès que le bailleur a reçu le paiement pour la période concernée. Il a jusqu’à la fin du mois pour lui faire parvenir le document. Si le locataire n’a pas reçu sa quittance à la fin du mois, il peut alors adresser une demande de quittance à son propriétaire ou à l’agence immobilière titulaire du contrat de gestion locative, en précisant les périodes pour lesquelles il souhaite obtenir la (ou les) quittance(s). Il est conseillé d’envoyer cette demande par lettre recommandée avec accusé de réception ; si le bailleur n’adresse toujours pas le document, il est possible d’avoir recours à la justice pour obtenir une injonction de faire.
D’après la loi du 6 juillet 1989, les frais d’envoi d’une quittance par courrier ou par fax sont entièrement à la charge du propriétaire. Aucun frais d’envoi ne peuvent être facturé au locataire. Si ce dernier prévoit une clause au contrat de bail mentionnant l’inverse, cette clause serait considérée comme abusive et donc nulle. Depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, l’envoi d’une quittance peut se faire par mail, mais uniquement avec l’accord explicite du locataire.
Avec l’accord des deux parties, une quittance peut être délivrée automatiquement tous les mois, dès réception du paiement des sommes dues par le locataire.
Que doit contenir une quittance de loyer ?
Comme tout document officiel, une quittance doit obligatoirement contenir un certain nombre d’informations pour être valable. Elle peut se présenter sous la forme d’une simple lettre mais doit comporter les mentions suivantes :
- L’identité (nom et prénom) et les coordonnées du locataire
- L’identité et les coordonnées du bailleur
- La date d’émission du document
- La période pour laquelle le bailleur atteste avoir reçu le versement du loyer (généralement le mois et l’année concernés)
- Le montant des sommes versées par le locataire. Attention : le montant du loyer et celui des charges doivent être indiqués séparément et spécifiés en lettres et en chiffres
- La signature du bailleur.
Les propriétaires ayant besoin d’aide pour rédiger leurs quittances peuvent trouver de nombreux modèles sur le web.
Il est conseillé au propriétaire de conserver les quittances pendant trois ans après le départ du locataire ; celles-ci peuvent être utiles en cas de litige.